Das richtige Diagramm wählen: den Diagrammtyp nach der Aussage Ihrer Folie bestimmen

Gehen Sie von dem Satz aus, den der Folientitel sagen soll, und wählen Sie das Diagramm, das genau diesen Satz zeigt. Gene Zelazny ordnet die Wahl in seinem Buch Say It with Charts fünf Beziehungen zu: Anteil (Teile eines Ganzen), Rangfolge und Vergleich einzelner Elemente, Zeitreihe, Häufigkeitsverteilung und Korrelation. Die Tabelle übersetzt sie in die Diagrammtypen, die Sie tatsächlich brauchen.

Dass Balken an erster Stelle stehen, hat mit Wahrnehmung zu tun, nicht mit Geschmack. William Cleveland und Robert McGill fanden 1984 in einer Studie im Journal of the American Statistical Association, dass Menschen die Lage auf einer gemeinsamen Skala genauer einschätzen als Winkel oder Flächen. Ein Balkendiagramm beruht auf Lage und Länge, ein Kreisdiagramm auf Winkeln. Microsofts Seite zu den verfügbaren Diagrammtypen in Office listet alle Typen auf, darunter Histogramm, Punkt-(XY-)Diagramm, Treemap, Trichter und Wasserfall, und sagt, wofür sie gedacht sind.

Säulen oder Balken vergleichen Kategorien, eine Linie zeigt den Verlauf. So beschreibt es Microsoft auf der Seite zu den Diagrammtypen: Säulendiagramme tragen die Kategorien meist auf der horizontalen und die Werte auf der vertikalen Achse ab, Balkendiagramme vergleichen einzelne Elemente und bieten sich bei langen Achsenbeschriftungen an, und ein Liniendiagramm eignet sich für Trends bei gleichmäßigen Intervallen. Drei Gewohnheiten entscheiden, ob ein Diagramm auf einen Blick verständlich ist oder eine Erklärung braucht:

• Sortieren Sie nach Wert, es sei denn, die Kategorien haben eine natürliche Reihenfolge wie Monate oder Altersgruppen.
• Beginnen Sie die Wertachse bei null, wenn Sie Balken oder Säulen zeigen, denn die Länge des Balkens ist der Wert.
• Heben Sie einen Balken hervor, in der Akzentfarbe, und halten Sie die übrigen grau, damit das Auge bei der Aussage landet.

Nehmen Sie Balken statt Säulen, wenn die Beschriftungen lang sind, denn waagerechter Text ist leichter zu lesen als gedrehter. Schreiben Sie dann den Titel. Eine Bezeichnung wie „Umsatz nach Regionen“ beschreibt das Diagramm. Eine Erkenntnis sagt, was darin zu sehen ist. Der Ratgeber zu Aktionstiteln beschreibt die Methode.

Nehmen Sie ein Liniendiagramm und so wenige Linien, wie die Aussage braucht. Eine Linie zeigt Richtung, Tempo und Wendepunkte besser als jeder andere Typ, und Microsoft nennt sie auf der Seite zu den Diagrammtypen „ideal zum Darstellen von Trends“ bei gleichmäßigen Intervallen. Bei mehreren Reihen beschriften Sie die Linien direkt an ihrem Ende, statt das Publikum in eine Legende zu schicken, und heben die eine hervor, auf die es ankommt.

Dieselbe Seite rät außerdem, nach Möglichkeit ein Liniendiagramm anstelle eines nicht gestapelten Flächendiagramms zu verwenden, weil sich Datenreihen gegenseitig verdecken können. Eine einzelne Reihe ist die Ausnahme: Eine Fläche unter einer Linie lässt Wachstum gewichtig wirken, weshalb das Beispiel unten sie für den jährlich wiederkehrenden Umsatz (ARR) nutzt. Bei wenigen Zeiträumen sind auch Säulen in Ordnung, und sie erleichtern das Ablesen des Werts je Zeitraum.

Selten, und nur unter den Bedingungen, die Microsoft nennt: eine Datenreihe, keine negativen Werte, fast keine Nullwerte und höchstens sieben Kategorien. Ringdiagramme sind laut Microsoft „nicht einfach zu lesen“, verzichten Sie also darauf. Ein Kreisdiagramm hat seinen Platz, wenn Sie zwei bis vier Teile eines Ganzen zeigen und es darauf ankommt, wie groß ein Teil ungefähr ist, etwa bei „rund die Hälfte des Umsatzes stammt von einem Kunden“.

Sobald das Publikum Segmente vergleichen muss, wechseln Sie zu einem sortierten Balkendiagramm. Der Befund von Cleveland und McGill erklärt, warum: Winkel zu vergleichen ist schwerer, als Längen zu vergleichen. Direkte Beschriftungen mit Werten helfen einem Kreisdiagramm, sie sind aber ein Zeichen dafür, dass eine Tabelle oder ein Balkendiagramm klarer gewesen wäre.

Nehmen Sie ein Wasserfalldiagramm, auch Brücke genannt. Es beginnt bei einer Summe, setzt jede Steigerung und Verringerung als schwebenden Balken an und endet bei der neuen Summe. Damit ist es das Standarddiagramm für Ergebnisbrücken und Budgetabweichungen. Microsoft beschreibt es als laufende Summe, während Werte addiert oder subtrahiert werden. Wie man eines liest, erklärt der Glossareintrag zum Wasserfalldiagramm.

Egal, welches Werkzeug das Diagramm zeichnet, die Eingaben sind dieselben: der Startwert, jede Steigerung und Verringerung und der Endwert. Prüfen Sie, ob die Schritte zusammen den Endwert ergeben. Färben Sie Steigerungen, Verringerungen und Summen unterschiedlich oder beschriften Sie die Balken direkt, und lassen Sie den Titel den größten Treiber nennen. Das Beispiel aus dem Aufsichtsrat macht genau das.

Die meisten schlechten Diagramme scheitern auf dieselbe Weise, und fast immer liegt es an Dekoration oder an einer Skala, die übertreibt. Der Glossareintrag zum Data-Ink-Ratio erklärt das Prinzip: Jede Markierung im Diagramm soll eine Information tragen.

Prüfen Sie auch, was das Diagramm weglässt. Fehlt für einen Zeitraum ein Wert, zeigen Sie die Lücke oder sagen es in einer Anmerkung. Ein fehlender Wert, der stillschweigend als null gezeichnet wird, ist eine falsche Aussage.

Wenn das Publikum genaue Werte braucht, wenn Sie nur eine Handvoll Datenpunkte haben oder wenn die Zahlen unterschiedliche Einheiten tragen. Ein Diagramm zeigt ein Muster, eine Tabelle erlaubt es, eine Zahl nachzuschlagen. Muss Ihre Folie beides leisten, legen Sie das Diagramm auf die Folie und die Tabelle in den Anhang oder heben in der Tabelle die eine Zeile hervor, auf die es ankommt. Der Ratgeber zu den Präsentationsregeln erklärt, warum eine Aussage pro Folie das einfach hält.

Legen Sie zuerst das Design fest und fügen Sie dann die Diagramme ein. Microsofts Seite zu Diagrammen in Präsentationen beschreibt den Weg: Wählen Sie Einfügen → Diagramm, ersetzen Sie im Arbeitsblatt, das sich öffnet, die Platzhalterdaten durch Ihre eigenen und passen Sie das Diagramm dann mit den Schaltflächen Diagrammelemente, Diagrammformatvorlagen und Diagrammfilter neben dem Diagramm an. Bei großen Datenmengen rät Microsoft, das Diagramm in Excel zu erstellen und in die Präsentation zu kopieren. Ändern sich die Daten regelmäßig, kann das Diagramm mit der ursprünglichen Excel-Datei verknüpft bleiben.

Diagrammformatvorlagen verwenden dieselben Farben wie das Dokument. Um ein Farbschema für die ganze Präsentation zu ändern, wechseln Sie deshalb zu einem anderen Design, wie Microsoft auf der Seite zum Ändern der Farbe oder des Stils eines Diagramms erklärt. Für ein einzelnes Diagramm klicken Sie es an, wählen Diagrammformatvorlagen und dann Farbe.

Slaide, das Werkzeug hinter dieser Website, zeichnet Diagramme, wenn Sie die KI darum bitten oder einen Bereich markieren und „Als Diagramm“ wählen. Ein vorhandenes Diagramm verschieben, skalieren, duplizieren oder löschen Sie direkt, und Zahlen ändern Sie im Editor und exportieren neu. Die Qualität des Ergebnisses hängt von Ihren Angaben ab: Diagrammtyp, Werte, Einheiten, Zeiträume und Quelle. Ein fehlender Wert soll nicht stillschweigend zu null werden, nennen Sie also, was fehlt.

Tabellen werden als Tabellen mit bearbeitbaren Zellen nach PowerPoint exportiert, eine Tabelle lässt sich also leicht neben dem Diagramm halten, wenn das Publikum genaue Werte braucht.

Betrachten Sie das Ergebnis als erste Fassung und prüfen Sie jede Zahl an Ihrer Quelle, bevor die Folie Ihre Hände verlässt. Die Seite zur KI für PowerPoint erklärt den weiteren Ablauf, vom Plan der Seiten bis zum Export.