Aufbau einer Präsentation: die Reihenfolge, die im Geschäftsalltag trägt

Beginnen Sie mit der Antwort: was Sie empfehlen oder was das Publikum mitnehmen soll. Nennen Sie dann die Gründe in logischer Reihenfolge, jeweils mit den Belegen darunter, und enden Sie mit der Entscheidung oder dem nächsten Schritt. Das genaue Gerüst richtet sich nach dem Zweck: Entscheidung, Bericht, Pitch, Angebot oder Schulung.

Eine Entscheidung, ein Statusbericht, ein Investoren-Pitch, ein Kundenangebot und eine Schulung brauchen jeweils ein anderes Gerüst; die Übersicht weiter unten zeigt die fünf.

Eine Titelfolie, eine Zusammenfassung mit Antwort, Gründen und Bitte, der Hauptteil mit einem Abschnitt je Grund, eine Folie zu Risiken und Alternativen, eine Folie mit Entscheidung und nächsten Schritten und bei Bedarf ein Anhang für Rückfragen. Eine Agenda brauchen nur lange Präsentationen.

Antwort zuerst: Das Publikum bekommt Ihr Ergebnis auf Folie 2, dann die Gründe, dann die Bitte. Das folgt dem Pyramidenprinzip und funktioniert, weil Entscheider wissen wollen, was Sie denken, bevor sie beurteilen, wie Sie dorthin gekommen sind. Das Schema aus der Schule, Einleitung, Hauptteil und Schluss, trägt im Beruf nur dann, wenn schon die Einleitung die Antwort nennt.

Hier das Grundgerüst für eine Präsentation mit etwa zehn Folien:

Passen Sie das Gerüst an Ihre Redezeit an; wie viele Folien Sie brauchen zeigt, wie.

Das Gerüst oben passt zu einer Empfehlung. Andere Zwecke verschieben, was zuerst und was zuletzt kommt:

Echte Präsentationen mischen oft die Zwecke. Ein Quartalsbericht, der in einer Bitte endet, ist ein Bericht mit einer Bitte: Beginnen Sie mit einer Zeile zum Stand und der Bitte und folgen Sie dann der Reihenfolge des Berichts.

Zu jedem Typ gibt es eine Beispielpräsentation. Die folgenden Abschnitte nennen den Aufbau je Zweck und führen zu der Präsentation, die ihn an einem fertigen Beispiel zeigt.

Aufbau einer Präsentation für eine Entscheidung#

Wollen Sie eine Entscheidung herbeiführen, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: Antwort, Gründe, Belege, Optionen. Sie beginnen mit der Empfehlung und der nötigen Entscheidung und schließen mit Beschluss, Verantwortlichen und Termin. Die Board-Präsentation deckt Entscheidung und Bericht ab und zeigt das Gerüst an einem Beispiel.

Aufbau eines Statusberichts#

Wollen Sie über den Stand berichten, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: was sich geändert hat, was es bedeutet, was als Nächstes passiert. Sie beginnen mit dem Gesamtstatus in einer Zeile und schließen mit dem, was Sie vom Publikum brauchen. Der Projektstatusbericht hat dafür eine Beispielpräsentation.

Aufbau eines Pitch Decks für Investoren#

Wollen Sie Investoren überzeugen, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: Problem, Lösung, Beleg, Markt, Team, Bitte. Sie beginnen mit dem Problem und einer Zahl und schließen mit dem Betrag und dem, was er bewirkt. Das Pitch Deck führt diese Geschichte Folie für Folie vor.

Aufbau einer Angebotspräsentation für Kunden#

Wollen Sie einen Kunden gewinnen, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: sein Problem, Belege, Vorgehen, Plan, Preis. Sie beginnen mit dem Ergebnis, das der Kunde will, und schließen mit Starttermin und erstem Schritt. Die Angebotspräsentation zeigt das an einem ausgearbeiteten Beispiel.

Aufbau einer Schulungspräsentation#

Wollen Sie etwas vermitteln, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor: Ziel, Grundlagen, Schritte, Übung, Zusammenfassung. Sie beginnen damit, was die Teilnehmenden danach können, und schließen mit einer Aufgabe oder einer Kontrolle. Die Schulungspräsentation enthält ein Beispiel für 60 Minuten.

Die Angebotspräsentation unten beginnt mit dem Ergebnis und dem Problem des Kunden, belegt es mit Zahlen, schlägt dann Phasen, Zeitplan, Preis und Team vor und endet mit einem Starttermin.

Gliederung für Ihre Präsentation: Wählen Sie Anlass, Publikum und Redezeit und erhalten Sie einen ersten Aufbau.

Arbeiten Sie von der Bitte rückwärts und schreiben Sie die Titel, bevor Sie eine Folie gestalten.

Schritt 5 ist der günstige Zeitpunkt, die Logik zu korrigieren. Schreiben Sie die Titel als Aktionstitel; eine Präsentation, die nur aus Titeln besteht, heißt Ghost Deck.

Mit der Kernaussage. Sagen Sie in der ersten Minute, was Sie empfehlen und was Sie vom Publikum brauchen. Eine kurze Einleitung aus Situation, Komplikation und Frage darf davorstehen (siehe SCQA), aber nur wenige Sätze lang. Beginnen Sie nicht mit der Agenda, der Firmengeschichte oder einem Dank.

Selten. In einer kurzen Präsentation übernimmt die Zusammenfassung die Aufgabe der Agenda, denn sie sagt, was Sie vertreten, nicht nur, was Sie behandeln. Eine Agenda lohnt sich, wenn die Präsentation lang ist, das Publikum später einen Abschnitt wiederfinden muss oder Ihre Firmenvorlage sie verlangt. Formulieren Sie sie als Aussagen, nicht als Themenwörter: „Drei Jahre sind günstiger“ statt „Vertrag“.

Mit der Bitte, nicht mit „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ oder „Fragen?“. Die letzte Inhaltsfolie nennt die Entscheidung, die Sie brauchen, und wer was bis wann tut, nummeriert, damit das Protokoll jeden Punkt festhalten kann. Die Beispielpräsentation für das Board endet so.

Der Anhang folgt danach; erwähnen Sie in der Zusammenfassung, dass es ihn gibt. Er enthält, was Sie für wahrscheinliche Rückfragen brauchen: Methode, vollständige Tabellen, verworfene Alternativen. Niemand sollte ihn brauchen, um dem roten Faden zu folgen.

Das Gerüst bleibt gleich, wenn sich das Zeitfenster ändert; nur die Tiefe ändert sich. Geben Sie dort Zeit, wo die Entscheidung fällt: Abschnitte, die das Publikum voraussichtlich in Frage stellt, verdienen mehr Minuten als jene, die es ohnehin akzeptiert. Und bringen Sie die Bitte an, bevor das letzte Drittel Ihres Zeitfensters beginnt, denn in der Diskussion fällt die Entscheidung.

• 5 Minuten: Antwort, zwei Gründe und die Bitte. Keine Agenda, und der Anhang bleibt zu, solange niemand fragt.
• 20 Minuten: das volle Gerüst, die Bitte vor dem letzten Drittel.
• 45 bis 60 Minuten: dasselbe Gerüst, mit einer Pause für Fragen nach jedem Abschnitt, damit Entscheidungen unterwegs fallen.

Die Folienzahl folgt aus den Minuten, nicht umgekehrt.

• Eine Themengliederung. „Ausgangslage, Analyse, Optionen“ sagt dem Publikum, wo Sie sind, nicht, was Sie denken.
• Ein Arbeitstagebuch. „Zuerst haben wir X gemacht, dann Y“ folgt Ihrem Aufwand, nicht der Frage des Publikums.
• Die Bitte auf der letzten Seite. Steht die Entscheidung erst auf der letzten Folie, rätselt das Publikum den ganzen Vortrag, was Sie wollen.
• Zu viele Abschnitte. Sechs oder sieben gleichrangige Abschnitte verbergen meist eine Gruppierung. Suchen Sie zwei oder drei Überschriften, die sie abdecken.
• Wuchernder Anhang. Folien, die keinen Titel belegen, gehören in den Anhang, nicht in den Hauptteil.

Slaide, das Werkzeug hinter dieser Website, schlägt aus Zweck, Publikum und Material eine Gliederung vor; die Empfehlung legen Sie fest. Behandeln Sie den ersten Entwurf als Rohfassung und prüfen Sie ihn an den Schritten oben: Steht die Antwort auf Folie 2, und nennt jeder Titel einen Grund?

Die KI plant die Gliederung aus Ihrer Anfrage und wählt das Seitenformat; nennen Sie also im Auftrag den Zweck und die gewünschte Reihenfolge. Bei einem neuen Dokument stellt sie bis zu vier Fragen und zeigt dann den Plan; prüfen Sie dort, ob Folie 2 die Antwort trägt und jeder Kartentitel einen Grund nennt. Der Plan kommt zuerst; eine fertige Präsentation dauert meist einige Minuten.