Vorlage für die Kick-off-Präsentation

Ein Kick-off beginnt bei gemeinsamen Fakten. Der Titel nennt Projekt, Endtermin und die Zahl der Beteiligten, damit niemand mit einem anderen Bild nach Hause geht.

• Projektname und Zieltermin
• Teamgröße oder die beteiligten Bereiche
• Datum des Treffens und, falls nötig, ein Vertraulichkeitshinweis

Am Ziel entscheidet das Team über Monate seine Zielkonflikte. Eine Zahl schlägt einen Absatz voller Zielsetzungen.

• Ein Ziel mit Zahl und Datum
• Der Ausgangswert, der die Zahl aussagekräftig macht
• Ein Satz dazu, wer profitiert

Hält den Umfang am ersten Tag fest. Die meisten späteren Streitigkeiten beginnen mit einem Ausschluss, den niemand notiert hat, deshalb wiegt die Spalte „nicht im Umfang“ so schwer wie die andere.

• Drei bis sechs Punkte im Umfang
• Eine ausdrückliche Liste dessen, was nicht dazugehört, auch Gewünschtes, das abgelehnt wurde
• Ein Hinweis, wer den Umfang wie ändern darf

Legt den Erfolg vor Arbeitsbeginn fest, mit einem Ausgangswert je Messgröße, damit die spätere Prüfung gegen vorab vereinbarte Zahlen läuft.

• Drei oder vier Messgrößen, jede mit Ausgangswert und Ziel
• Das Budget daneben, die Reserve benannt
• Wann jede Messgröße geprüft wird

Sechs Meilensteine, die Entscheidungspunkte sind und keine Tätigkeiten. Das Team lernt, was „im Plan“ heißt, und der Auftraggeber, wann die nächste Entscheidung kommt.

• Vier bis sieben Meilensteine, jeder mit Monat
• Der Kick-off selbst, als erledigt markiert
• Ein Prüftermin nach dem Go-live

Unklare Zuständigkeit kostet mehr Zeit als die meisten technischen Probleme. Wer jede Rolle mit ihren Entscheidungsrechten nennt, erspart sich den ersten Konflikt.

• Name, Rolle und eine Zeile dazu, was jede Person entscheidet
• Ausgabengrenzen der Projektleitung
• Wer den Lenkungsausschuss leitet

Legt Rhythmus und Eskalationsweg fest, solange alle zuhören. Eine Regel, die im Kick-off vereinbart wurde, lässt sich leichter durchsetzen als eine, die nach der ersten Panne kommt.

• Stand-up, Status und Lenkung mit Tag und Dauer
• Der Eskalationsweg und seine Zeitgrenze
• Wo Entscheidungen und Dokumente liegen

Eröffnet das Risikoregister mit Fakten. Vier Risiken mit Einstufung, Gegenmaßnahme und Verantwortlichem nützen mehr als zwanzig in einer Tabelle, die niemand öffnet.

• Risiko, Einstufung, Gegenmaßnahme und Verantwortlicher
• Rote Punkte zuerst, jeder mit Datum
• Welches Risiko eine Entscheidung des Auftraggebers braucht

Endet mit Aufgaben mit Datum, damit der Kick-off Bewegung auslöst und nicht nur Zustimmung.

• Drei bis fünf Aufgaben, jede mit Datum und Verantwortlichem
• Der Termin des ersten Statusberichts
• Wohin Fragen gehen