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Reporting · 8 Folien

Vorlage für den Projektstatusbericht

Ein Projektstatusbericht sagt Auftraggebern, wo ein Projekt steht, wohin es läuft und was sie entscheiden müssen. Diese Vorlage ist ein Monatsbericht für den Lenkungsausschuss mit acht Folien: Er beginnt mit der Antwort, verfolgt jeden Monat dieselben vier Zahlen und endet mit nummerierten Entscheidungen. Das Beispiel ist die Einführung eines CRM-Systems, jede Folie zeigt also, wie echte Inhalte aussehen.

Für Projektleiter, PMO-Leitungen und Berater, die an einen Lenkungsausschuss, einen Auftraggeber oder einen Kunden berichten.

Mit diesem Aufbau erstellen

Beispielpräsentation herunterladen (.pptx, 59 KB)Kostenlos für Ihre eigenen und Kundenpräsentationen, ohne Anmeldung. Firma und Zahlen sind erfunden.

Aktualisiert 21. Oktober 2026 · Beispielpräsentation mit erfundener Firma und erfundenen Zahlen.

Budget

Die Prognose liegt 52 Tsd. € über dem Budget, vor allem wegen Datenbereinigung und Rechnungsschnittstelle

640 Tsd. €+38 Tsd. €+31 Tsd. €−17 Tsd. €692 Tsd. €Plan-BudgetDatenbereinigungRechnung(CR-07)LizenzrabattPrognose

8 Folien

Projektstatusbericht: Aufbau der Vorlage, Folie für Folie

Was jede Folie leisten muss und was daraufgehört. Scrollen Sie durch oder öffnen Sie die Präsentation im Vollbild.

  1. Titel: Projekt, Stichtag und Adressaten

    Nennt das Projekt, das Datum, zu dem die Zahlen gelten, und die Adressaten, damit niemand fragen muss, welchen Stand er vor sich hat.

    • Projektname und Berichtszeitraum
    • Der Stichtag, etwa „Stand 30. September 2026“
    • Verfasser und Adressaten, etwa der Lenkungsausschuss

  2. Gesamtstatus

    Die Antwort zuerst. Der Status steht im Titel, dazu die eine Zahl für den Fortschritt und was der Ausschuss entscheiden muss. Wer hier aufhört, weiß, wo das Projekt steht.

    • Der Gesamtstatus als Farbwort und ein Satz
    • Eine Zahl für den Fortschritt, mit dem Plan daneben
    • Die nötigen Entscheidungen in einem Halbsatz, mit Frist

  3. Fortschritt

    Vier Zahlen, die beantworten, wie weit, wie teuer, was als Nächstes kommt und was schiefgehen kann. Sie bleiben jeden Monat gleich, damit der Trend ohne Erklärung sichtbar wird.

    • Arbeit erledigt gegenüber Plan
    • Budget verbraucht gegenüber dem genehmigten Gesamtbetrag
    • Erreichte Meilensteine und wie viele gefährdet sind
    • Offene Risiken und wie viele als hoch bewertet sind

  4. Zeitplan

    Zeigt, was fertig ist, was läuft und welche Termine nicht wandern dürfen. Der kritische Pfad in einer anderen Farbe zeigt dem Ausschuss, wo eine Verzögerung wehtut.

    • Die wichtigsten Teilprojekte als Balken über die Monate
    • Meilensteine als Marken mit Datum
    • Der kritische Pfad in einer anderen Farbe

  5. Teilprojekte

    Eine Zeile pro Teilprojekt mit genau einer verantwortlichen Person. Gelb und Rot stehen oben, damit die Sitzungszeit dorthin geht, wo eine Entscheidung nötig ist.

    • Der Status als Farbwort, nicht nur als Punkt
    • Ein Kommentar mit Grund und nächstem Termin
    • Eine verantwortliche Person je Zeile

  6. Budget

    Eine Brücke vom genehmigten Budget zur Prognose zeigt die Treiber, damit die Diskussion über Ursachen geht und nicht über die Summe.

    • Ein Wasserfalldiagramm vom genehmigten Budget zur Prognose
    • Jede Änderung benannt, einmalig oder laufend
    • Quelle und Datum der Prognose

  7. Risiken

    Nur die Risiken, die das Ergebnis noch ändern können, jeweils mit Zahl, Verantwortlichem und Termin. Der Rest bleibt im Risikoregister, wo man ihn findet, ohne dass er um Aufmerksamkeit konkurriert.

    • Die drei wichtigsten Risiken mit hoher oder mittlerer Bewertung
    • Die Auswirkung als Zahl, etwa Kosten, Tage oder Datensätze
    • Verantwortlicher und Termin, bis zu dem das Risiko bearbeitet ist

  8. Entscheidungen

    Endet mit den Bitten, nummeriert, damit das Protokoll jede Entscheidung einzeln festhalten kann und der Go-live-Termin sicher bleibt.

    • Jede Entscheidung als nummerierte Zeile mit Betrag oder Datum
    • Der Termin, bis zu dem sie nötig ist, um den Plan zu halten
    • Die Ansprechperson für Rückfragen

Was gehört in einen Projektstatusbericht? Die sieben Teile

Ein Projektstatusbericht hat sieben Teile: Gesamtstatus, Fortschritt, Zeitplan, Teilprojekte, Budget, Risiken und Entscheidungen. Setzen Sie die Antwort an den Anfang und enden Sie mit den Entscheidungen. Die Beispiele stammen aus der erfundenen Compass-Einführung der Beispielpräsentation.

TeilDie Frage, die er beantwortetBeispiel aus der Compass-Einführung
GesamtstatusLiegen wir im Plan, und braucht es eine Entscheidung?Compass liegt leicht zurück. Der Go-live am 16. November hält, wenn bis zum 7. Oktober zwei Entscheidungen fallen.
FortschrittWie weit sind wir?62 % der Arbeit erledigt gegenüber einem Plan von 65 %
ZeitplanWelche Meilensteine entscheiden das Datum?Testlauf 2 am 20. Oktober, UAT am 30. Oktober, Go-live am 16. November
TeilprojekteWo steht jeder Teil?Vier von sechs Teilprojekten liegen im Plan
BudgetBleiben wir im Rahmen?Prognose 692 Tsd. €, 52 Tsd. € über dem Budget von 640 Tsd. €
RisikenWas kann uns als Nächstes schaden?Drei Risiken brauchen Aufmerksamkeit, zwei davon sind hoch bewertet
EntscheidungenWas muss der Ausschuss bis wann entscheiden?Zwei Entscheidungen und eine Kenntnisnahme bis zum 7. Oktober

Wöchentlich, monatlich oder für den Lenkungsausschuss: welcher Projektstatusbericht?

Der Projektstatusbericht richtet sich nach dem Adressaten: wöchentlich für das Projektteam, monatlich für den Lenkungsausschuss, eine Folie für den Auftraggeber und eine Tabelle für die Portfolio-Steuerung. Der Monatsbericht ist die Vorlage mit acht Folien auf dieser Seite, die anderen sind kürzere Fassungen davon.

Ein Statusbericht ist eine Momentaufnahme zum Stichtag: Zustand, Prognose und Entscheidungen. Ein Fortschrittsbericht listet auf, was in einem Zeitraum erledigt wurde. Viele Teams verwenden beide Wörter gleichbedeutend; diese Vorlage behandelt den Statusbericht als den auf Entscheidungen ausgerichteten.

VarianteAdressatUmfangWas sich ändert
WöchentlichProjektteam und Projektleitung1 bis 2 FolienFortschritt, Blocker und nächste Woche
MonatlichLenkungsausschuss8 Folien wie in der VorlageAlle sieben Teile
ManagementAuftraggeber1 FolieGesamtstatus, vier Zahlen, Entscheidungen
Mehrere ProjektePortfolio-Steuerung1 TabelleEine Zeile je Projekt mit Ampel, Verantwortlichem und nächster Entscheidung

Wie schreibt man einen Statusbericht?

Beginnen Sie mit dem Gesamtstatus und der Entscheidung, die Sie brauchen, und zeigen Sie dann Fortschritt, Zeitplan, Budget und Risiken, jedes Mal in derselben Reihenfolge. Bleiben Sie bei vier Kennzahlen, geben Sie jedem Risiko und jeder Maßnahme eine verantwortliche Person und einen Termin und enden Sie mit nummerierten Entscheidungen. Eine Seite je Thema genügt, die Details bleiben im Projektplan.

Gehen Sie die fünf Schritte in dieser Reihenfolge durch und wiederholen Sie sie jeden Monat.

SchrittWas Sie tun
1. Datum und Adressaten festlegenWählen Sie den Stichtag und nennen Sie, wer den Bericht liest. Jede Zahl gilt für diesen Stichtag.
2. Jedes Mal dieselben vier Zahlen ziehenArbeit erledigt, Budget verbraucht, Meilensteine, offene Risiken. Definieren Sie „Arbeit erledigt“ einmal.
3. Die Ampel nach schriftlichen Regeln setzenVereinbaren Sie im ersten Bericht, was Grün, Gelb und Rot in Zahlen oder Tagen bedeuten und wer die Farbe setzt.
4. Den Status in einem Satz formulierenNennen Sie Farbe, Prognose und Bitte, etwa einen Go-live, der hält, wenn zwei Entscheidungen bis zu einem Datum fallen.
5. Mit nummerierten Entscheidungen samt Datum endenJede Entscheidung bekommt eine Nummer, einen Betrag oder ein Datum und eine Frist, damit das Protokoll sie festhält.

Auftrag

Projektstatusbericht: Ihre Fassung mit KI erstellen

Kopieren Sie den Auftrag oder öffnen Sie ihn direkt im Editor. Ersetzen Sie die markierten Stellen durch Ihre Fakten, oder hängen Sie Ihre Dateien an, dann kommen die Zahlen von dort.

Auftrag

Erstelle einen monatlichen Projektstatusbericht mit 8 Folien für [Projektname], Stand [Datum], für [den Lenkungsausschuss]. Folie 1: Titel mit Projekt, Stichtag und Verfasser. Folie 2: Gesamtstatus [gelb] als Titel, mit einer großen Zahl [Arbeit erledigt 62 %, Plan 65 %] und den nötigen Entscheidungen. Folie 3: vier Kennzahlen [Arbeit erledigt, Budget verbraucht, erreichte Meilensteine, offene Risiken], jeweils mit Abweichung. Folie 4: Gantt-Diagramm der Teilprojekte von [Monat] bis [Monat] mit Meilensteinen und dem kritischen Pfad in einer anderen Farbe. Folie 5: Tabelle der Teilprojekte mit Status, Kommentar und Verantwortlichem, Gelb und Rot zuerst. Folie 6: Wasserfalldiagramm vom genehmigten Budget zur Prognose, ein Balken je Änderung. Folie 7: die drei wichtigsten Risiken mit Zahl, Verantwortlichem und Termin. Folie 8: die nötigen Entscheidungen als nummerierte Liste mit Terminen und Ansprechperson. Nutze Aktionstitel und einen schlichten, technischen Stil. Verwende nur die Zahlen, die ich nenne, und markiere fehlende Angaben als Platzhalter.

Füllen Sie die [markierten] Stellen ausIm Editor öffnen

Projektstatusbericht: Worauf es bei der Vorlage ankommt

  1. Setzen Sie den Status in den ersten Titel

    Der Gesamtstatus gehört auf Folie 2, in den Titel und in ein Farbwort. Wer im Ausschuss nur diese Folie liest, soll wissen, ob er sich Sorgen machen muss.

  2. Berichten Sie jeden Monat dieselben vier Zahlen

    Legen Sie für den ersten Bericht vier Kennzahlen fest und ändern Sie sie nicht: Arbeit erledigt, Budget verbraucht, erreichte Meilensteine und offene Risiken. Definieren Sie „Arbeit erledigt“ einmal, etwa als gewichtete Arbeitspakete statt als verbrauchte Stunden, damit der Trend vergleichbar bleibt.

  3. Definieren Sie Rot, Gelb und Grün vor dem ersten Bericht

    Vereinbaren Sie mit dem Auftraggeber, was jede Farbe bedeutet, in Zahlen oder Tagen, und drucken Sie die Regel in den ersten Bericht. Ohne Definition wählt jeder Projektleiter ein anderes Gelb, und der Ausschuss liest die Farben als Meinung.

  4. Sortieren Sie nach dem, was eine Entscheidung braucht

    Stellen Sie in der Tabelle der Teilprojekte Rot und Gelb nach oben, dann die grünen Zeilen. Die Sitzungszeit soll dorthin gehen, wo etwas entschieden werden muss, und eine sortierte Tabelle macht das ohne ein Wort sichtbar.

  5. Erklären Sie eine Abweichung mit einer Brücke

    Weicht die Prognose vom Budget ab, zeigen Sie die Schritte als Wasserfall: genehmigtes Budget, jeder Treiber, Prognose. Ein Satz mit einer Summe löst eine Diskussion über die Summe aus, eine Brücke eine über die Ursachen.

  6. Geben Sie jedem Risiko und jeder Maßnahme einen Verantwortlichen und einen Termin

    Ein Risiko ohne Verantwortlichen ist eine Sorge. Nennen Sie eine Person und das Datum, bis zu dem das Risiko gesenkt oder akzeptiert wird, und fragen Sie sie in der Sitzung, nicht danach.

  7. Behalten Sie das Layout bei

    Nehmen Sie jeden Monat dieselben acht Folien in derselben Reihenfolge und mit denselben Titeln. Die Leser lernen, wohin sie schauen müssen, und der Bericht ist schneller geschrieben und gelesen.

Fehler, die Sie den Raum kosten

  • Der Wassermelonen-Effekt: außen grün, innen rot, bis plötzlich ein roter Status kommt, mit dem niemand gerechnet hat
  • Aktivität statt Fortschritt berichten: „12 Workshops durchgeführt“ sagt nichts darüber, wie viel Arbeit erledigt ist
  • Die Baseline stillschweigend ändern, sodass das Projekt immer im Plan zu liegen scheint
  • Risiken ohne Verantwortlichen, Zahl oder Termin, wodurch die Risikofolie zur Liste von Sorgen wird
  • Keine Entscheidungen am Ende, sodass der Ausschuss geht, ohne etwas entschieden zu haben, was das Projekt braucht

FAQ

Häufige Fragen

Was gehört in einen Projektstatusbericht?

Mindestens der Gesamtstatus, der Fortschritt gegenüber dem Plan, der Zeitplan mit Meilensteinen, Budget und Prognose, die wichtigsten Risiken und Probleme sowie die Entscheidungen oder die Hilfe, die Sie brauchen. Kommen Änderungen an Umfang oder Baseline hinzu, gehören sie ebenfalls hinein. Listen erledigter Aufgaben, nach denen niemand gefragt hat, lassen Sie weg.

Wie schreibt man einen Statusbericht?

Beginnen Sie mit dem Gesamtstatus und der Entscheidung, die Sie brauchen, und zeigen Sie dann Fortschritt, Zeitplan, Budget und Risiken, jedes Mal in derselben Reihenfolge. Bleiben Sie bei vier Kennzahlen, geben Sie jedem Risiko und jeder Maßnahme eine verantwortliche Person und einen Termin und enden Sie mit nummerierten Entscheidungen. Eine Seite je Thema genügt, die Details bleiben im Projektplan.

Wie oft sollte man einen Projektstatusbericht schicken?

Für die meisten Lenkungsausschüsse passt ein Monatsbericht, für kurze oder gefährdete Projekte ein wöchentlicher. Legen Sie den Rhythmus mit dem Auftraggeber zum Projektstart fest und halten Sie ihn ein. Ein Bericht, der immer am selben Tag kommt, wird gelesen, einer, der nur bei schlechten Nachrichten erscheint, löst Alarm aus.

Was bedeuten Rot, Gelb und Grün im Statusbericht?

Einen allgemeinen Standard gibt es nicht, deshalb definieren Sie die Farben im ersten Bericht. Üblich ist Grün für im Plan, Gelb für eine Abweichung, die der Projektleiter selbst aufholen will, und Rot für eine Abweichung, die eine Entscheidung des Lenkungsausschusses braucht. Legen Sie fest, wer die Farbe setzt, und schreiben Sie ein Wort neben die Farbe, damit sie auch im Schwarz-Weiß-Druck lesbar bleibt.

Kann die KI einen Statusbericht aus unserer Excel-Liste bauen?

Ja, als erste Fassung. Geben Sie der KI die Liste als Excel, den Projektplan als PDF und den Bericht des Vormonats als .pptx; die KI liest die Werte und baut den neuen Bericht im Design Ihrer Datei, eine Seite nach der anderen. Die Zahlen gleichen Sie mit Ihrer Liste ab.

Sind die Zahlen in dieser Vorlage echt?

Nein. Sandmeyer GmbH und das Projekt Compass sind erfunden. Die Rechnung geht über die Folien hinweg auf: Die Budgetbrücke von 640 Tsd. € plus 38 Tsd. € plus 31 Tsd. € abzüglich 17 Tsd. € Rabatt ergibt die Prognose von 692 Tsd. €, und 38 geschulte plus 47 noch zu schulende Nutzer sind 85.

Reporting-Beispiele

  • Budget

    0,9 Mio. € über Budget: Mehr als die Hälfte davon verursacht die Retourenabwicklung

    6,4 Mio. €+0,5 Mio. €+0,3 Mio. €+0,2 Mio. €−0,1 Mio. €7,3 Mio. €BudgetRetourenCarrier-APIHypercareLizenzrabattPrognose
    8 Folien

    Reporting

    Lenkungsausschuss

    Für Programm- und Projektleiter, PMO-Verantwortliche und Auftraggeber, die an einen Lenkungsausschuss über ein Projekt mit Budget, Meilensteinen und offenen Entscheidungen berichten.

  • Erfolg

    Erfolg heißt: weniger Anrufe, mehr registrierte Kunden, mehr Zählerstände online

    Anrufe zu Ablesung, Rechnung, Umzug

    −40 %

    ▲ Ziel, heute 17.980 Routineanrufe pro Quartal

    Registrierte Kunden

    60 %

    ▲ Ziel, heute 0 % (neues Portal)

    Zählerstände online übermittelt

    80 %

    ▲ heute 35 % per Webformular

    Budget in Mio. €

    1,8

    ■ inklusive 0,2 Mio. € Reserve

    Die Ziele werden sechs Monate nach dem Go-live gemessen, im Dezember 2027.

    9 Folien

    Interne Kommunikation

    Kick-off

    Für Projektleiter, PMO-Verantwortliche, Product Owner und Teamleiter, die ein Projekt mit Team, Auftraggeber und Beteiligten eröffnen.

  • Amortisation

    Die kumulierten Einsparungen übersteigen die Investition von 3,0 Mio. € im vierten Jahr

    • Kumulierte Einsparungen
    • Investition
    0 Mio. €0,8 Mio. €1,6 Mio. €2,4 Mio. €3,2 Mio. €4,0 Mio. €Go-liveJahr 1Jahr 2Jahr 3Jahr 4Jahr 5
    8 Folien

    Reporting

    Management Summary

    Für Führungskräfte, Berater und Analysten, die von Geschäftsführung, Gremium oder Kunden eine Entscheidung brauchen und dafür eine Seite haben.

  • Umsatz

    Der Umsatz ist in jeder Region gewachsen, die Nordics führen mit +27 %

    • Q3 2025 (Mio. €)
    • Q3 2026 (Mio. €)
    17,920,611,2137,49,44,75,6DACHBeneluxNordicsUK
    8 Folien

    Reporting

    Board-Präsentation

    Für Geschäftsführung, CFOs und Vorstandsreferenten, die eine Quartalssitzung von Aufsichtsrat oder Beirat vorbereiten.

Mehr zum Thema

Management-Reporting

  • VorlageBudgetpräsentation

    Vorlage für die Budgetpräsentation mit 8 Folien: Überblick, Annahmen, Ergebnisrechnung, EBITDA-Brücke, Investitionen, Sensitivität und Entscheidungen.

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    Präsentation vor der Geschäftsführung: mit der Empfehlung beginnen, mit weniger Zeit rechnen, Details in den Anhang legen, vorab eine Zusammenfassung schicken.

  • GlossarOKR

    OKR verbinden ein qualitatives Ziel mit messbaren Key Results. Definition, durchgerechnetes Beispiel, Bewertung und Darstellung auf einer Folie.

  • UmwandelnBericht in Präsentation

    Einen langen Bericht in eine kurze Präsentation umwandeln: PDF oder Word anhängen, Management Summary zuerst, Aktionstitel und ein Plan zur Freigabe.

  • VorlageQuarterly Business Review

    Ergebnisse, Nutzung, Zusagen, der Plan fürs nächste Quartal und die Entscheidungen, die Sie vom Kunden brauchen: 6 Folien als QBR Vorlage, mit Beispiel.

  • RatgeberManagement Summary Beispiele

    Sechs erfundene Management Summaries mit Anmerkungen: Businessplan, Projektbericht, Angebot, Geschäftsbericht, Beratungsstudie, Investoren-Update, plus Checkliste.

Wie es weitergeht

  • ProduktEditierbare .pptx mit KI erzeugen

    Die KI baut die Seiten aus Ihrem Auftrag; Text, Formen und Tabellen bleiben in PowerPoint bearbeitbar.

  • UmwandelnExcel-Tabelle in Folien umwandeln

    Die Zellen bleiben bearbeitbar, die Zahlen ändern Sie später im Editor oder per Auftrag.

  • RatgeberAktionstitel

    So schreiben Sie Aktionstitel: ganze Sätze als Folientitel, wie in der Beratung üblich. Sechs Regeln, zwölf Vorher-nachher-Beispiele, ein Test für jedes Deck.

Projektstatusbericht in Ihrem Design, mit Ihren Zahlen

Starten Sie mit diesem Aufbau, ergänzen Sie Ihre Zahlen und die PowerPoint-Vorlage Ihres Unternehmens und erhalten Sie eine bearbeitbare .pptx.

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