Präsentieren vor der Geschäftsführung: mit der Empfehlung beginnen, mit Kürzung rechnen

Sie entscheidet, sie hat wenig Zeit, und sie kennt das Geschäft oft besser als Sie, aber nicht Ihre Details. Nancy Duartes Artikel in der Harvard Business Review von 2012 über das Präsentieren vor Führungskräften (englisch) beschreibt sie als ungeduldig, mit vollen Terminkalendern und folgenreichen Entscheidungen.

Das verändert, was die Präsentation leisten muss. Die Geschäftsführung will meist fünf Fragen beantwortet sehen, und eine gute Entscheidungsvorlage beantwortet sie in dieser Reihenfolge:

Bauen Sie die Präsentation in dieser Reihenfolge auf, dann sind die meisten Fragen beantwortet, bevor sie gestellt werden. Das ist das Pyramidenprinzip, angewandt auf eine Sitzung.

Mit Ergebnis und Bitte in zwei oder drei Sätzen: was Sie gefunden haben, was Sie empfehlen und was Sie heute brauchen. Der erste Tipp von Duarte (englisch) für Führungsrunden lautet, sich vorzustellen, die Zeit sei auf wenige Minuten gekürzt worden. Das zwingt dazu, mit Ergebnissen, Schlussfolgerungen, Empfehlung und der Bitte um Entscheidung zu beginnen und erst danach zu den stützenden Daten zu kommen.

Die Beispielpräsentation für das Board beginnt ebenso: Folie 2 nennt Ergebnis und Bitte, bevor ein Detail kommt. Den ganzen Foliensatz zeigt die Seite zur Board-Präsentation.

Planen Sie damit, denn es kommt vor. Trägt die Präsentation in fünf Minuten, trägt sie in jedem Zeitfenster:

Halten Sie den roten Faden bei dem, was die Antwort stützt, und verschieben Sie alles, was nur eine Frage beantwortet, in den Anhang. Duartes 10-Prozent-Regel nennt ein Verhältnis: Die Zusammenfassung vorn ist etwa ein Zehntel so groß wie der Anhang, ein Anhang von 50 Folien bekommt also 5 Zusammenfassungsfolien. Verstehen Sie das als Kontrolle der Proportion, nicht als Gesetz. Entscheidend ist, dass der vordere Teil für sich steht und der hintere eine Bibliothek ist, die Sie auf Nachfrage öffnen.

Nummerieren Sie die Anhangfolien (A1, A2 und so weiter), damit Sie in dem Moment springen können, in dem eine Frage kommt. Wie groß der Hauptteil sein sollte, zeigt der Ratgeber dazu, wie viele Folien Sie brauchen, und das Format des Anhangs steht im Glossar.

Bei einer komplexen oder folgenreichen Entscheidung ja. Eine kurze Vorab-Lektüre lässt die Sitzung bei der Entscheidung beginnen statt beim Hintergrund. Schicken Sie die Zusammenfassung, nicht den ganzen Foliensatz: eine Seite mit Empfehlung, Gründen, den wichtigsten Zahlen und der Bitte. Das Format zeigt das Beispiel zur Management Summary.

Manche Unternehmen gehen weiter und ersetzen die Präsentation durch ein Dokument. Amazon schreibt im Aktionärsbrief von 2017 (englisch), dass das Unternehmen in Besprechungen keine Folienpräsentationen nutzt, sondern erzählend aufgebaute Memos von sechs Seiten, die die Teilnehmenden zu Beginn lesen. So weit müssen Sie nicht gehen. Ob Folien oder Fließtext, das Prinzip bleibt: Alle sollten das Argument kennen, bevor die Diskussion beginnt.

Rechnen Sie damit. Haben Sie mit der Antwort begonnen, kann eine Unterbrechung die Kernaussage nicht entgleisen lassen, denn sie liegt schon auf dem Tisch. Beantworten Sie die gestellte Frage und sagen Sie dann, wohin Sie zurückkehren: „Zurück zum Plan auf Folie 5.“

Duarte ergänzt zwei Punkte. Wurden Sie zu einem bestimmten Thema eingeladen, beantworten Sie das zuerst, denn die Runde hat Sie geholt, um genau diese Lücke zu schließen. Und lassen Sie die Runde das Gespräch lenken: Rufen Sie Anhangfolien auf, wenn die Fragen kommen.

Schreiben Sie jeden Titel als ganzen Satz, der die Aussage nennt (siehe Aktionstitel), geben Sie jeder Folie eine Botschaft und versehen Sie jede Zahl mit Einheit und Vergleich: „Die Stillstandszeit sank von 41 auf 27 Stunden im Monat“, nicht „Stillstand: 27“. Prüfen Sie die Präsentation dann, indem Sie einer Kollegin nur die Titel vorlesen. Eine Präsentation, die nur aus Titeln besteht, heißt Ghost Deck, und wenn Ihre Kollegin daraus Ihre Empfehlung wiedergeben kann, trägt sie.

Schließen Sie mit einer Folie, die die Beschlüsse nummeriert und jedem Verantwortliche und Termin zuordnet, damit das Protokoll sie festhalten kann. Trennen Sie, worüber das Gremium beschließen soll und was es nur zur Kenntnis nehmen soll. Das Beispiel unten nennt zwei Beschlüsse und eine Kenntnisnahme.

• Überraschen. Sprechen Sie vor der Sitzung mit denen, die zustimmen müssen, damit niemand die Bitte zum ersten Mal im Raum hört.
• Das Risiko verschweigen. Nennen Sie die zwei größten Risiken und Ihre Reaktion. Wer ein Risiko findet, das Sie ausgelassen haben, traut auch dem Rest nicht mehr.
• Auf die Probe verzichten. Duarte rät, den Vortrag einer Kollegin oder einem Kollegen vorzutragen, der oder die auf dieser Ebene schon Ideen durchgebracht hat, und zu fragen, ob die Botschaft schnell ankommt und die Zusammenfassung leicht zu überfliegen ist.

Die allgemeinen Aufbaufehler, etwa mit dem Hintergrund zu beginnen oder die Arbeit statt des Ergebnisses zu zeigen, behandelt der Ratgeber zum Aufbau einer Präsentation.

Slaide, das Werkzeug hinter dieser Website, verarbeitet Ihr Material zu einem ersten Entwurf mit der Antwort zuerst. Die Empfehlung legen Sie fest; die KI baut die Folien um sie herum. Geben Sie Zielgruppe, Bitte, Entscheidungstermin und die Grenze für den Hauptteil vor, und bitten Sie gesondert um den Anhang.

Bei einem neuen Dokument zeigt die KI einen Plan mit einer Karte pro Seite; prüfen Sie dort, ob Folie 2 die Antwort und die letzte Karte die Entscheidung trägt. Auf Wunsch schreibt die KI Sprechernotizen in die PowerPoint-Datei; bitten Sie darum, wenn Sie den Fünf-Minuten-Schnitt markiert haben möchten. Prüfen Sie jede Zahl an Ihrer Quelle, bevor es die Geschäftsführung tut. Für die Vorab-Lektüre stellen Sie eine zweite Anfrage nach einer einseitigen Zusammenfassung desselben Materials. Der Plan kommt zuerst; eine fertige Präsentation dauert meist einige Minuten.