Was ist ein Pre-Read (Vorab-Lektüre)?

Ein Pre-Read (Vorab-Lektüre) ist ein Dokument, das die Teilnehmer vor einer Sitzung lesen. Es übernimmt den Teil der Sitzung, in dem sonst jemand die Hintergründe erklären würde, sodass die Sitzungszeit für Fragen, Diskussion und Entscheidung bleibt.

Aufsichtsräte, Lenkungsausschüsse und Geschäftsleitungen arbeiten häufig mit Pre-Reads. Das Dokument kommt mit einer klaren Bitte: lesen, Fragen bis zu einem festen Datum schicken, entscheidungsbereit kommen.

Wo ein Pre-Read auftaucht#

Typisch ist eine Präsentation für eine Aufsichtsratssitzung. Die Folie unten schließt einen Quartalsbericht mit drei nummerierten Beschlüssen und nennt die Frist für Fragen: den 12. Oktober, zwei Tage vor der Sitzung am 14. Oktober. Das ist das Pre-Read in Aktion. Das Gremium liest vorab, die Fragen kommen rechtzeitig, und die Sitzung beginnt mit den Antworten statt mit einem Durchgang durch die Folien.

So schreiben Sie ein gutes Pre-Read#

1. Beginnen Sie mit dem Zweck. Sagen Sie in den ersten Zeilen, was Sie vom Leser wollen: eine Entscheidung, eine Meinung oder Kenntnisnahme.
2. Schreiben Sie zum Lesen, nicht zum Vortragen. Niemand erklärt die Folien, also braucht jede einen Aktionstitel als ganzen Satz und genug Text, um für sich zu stehen.
3. Halten Sie den Hauptteil kurz. Verlagern Sie Details in den Anhang, damit der Leser den Hauptteil in einem Zug schafft.
4. Setzen Sie eine Frist für Fragen und nennen Sie den Empfänger. So wird das Lesen zur Aufgabe.
5. Verschicken Sie es rechtzeitig, damit die Leser es lesen und ihre Fragen vorbereiten können.
6. Tragen Sie es nicht noch einmal vor. Beginnen Sie die Sitzung mit dem, was gelesen wurde: den eingegangenen Fragen und Ihren Antworten.

Der Ratgeber zum Präsentieren vor der Geschäftsführung zeigt, wie Sie die Hauptgeschichte aufbauen.

Typische Fehler#

• Den Foliensatz unverändert verschicken. Folien zum Vortragen enthalten zu wenig Text, um allein gelesen zu werden, und Folien zum Lesen sind zu dicht zum Präsentieren. Entscheiden Sie, welches Sie brauchen.
• Keine genannte Entscheidung oder Frage.
• Keine Zusammenfassung am Anfang eines langen Dokuments.
• Das Dokument in der Sitzung vorlesen, was den Teilnehmern sagt, dass sie es nie hätten lesen müssen.
• Spät verschicken und trotzdem Fragen erwarten.

Können Sie sich nicht darauf verlassen, dass vorab gelesen wird, reservieren Sie die ersten Minuten der Sitzung für stilles Lesen. Für eine kurze Entscheidung kann ein One-Pager das ganze Pre-Read sein. Ein Dokument zum Behalten, das Sie vor, während oder nach der Sitzung verteilen, ist dagegen ein Handout.