Glossar
Was bedeutet KPI?
KPI: Ein KPI (Key Performance Indicator) ist eine messbare Kennzahl, die zeigt, wie gut ein Unternehmen, ein Team oder ein Projekt ein bestimmtes Ziel erreicht.
Ein KPI (Key Performance Indicator, auf Deutsch Leistungs- oder Schlüsselkennzahl) ist eine Zahl, die Sie mit Absicht verfolgen, weil sie den Fortschritt zu einem bestimmten Ziel zeigt. Ein Unternehmen kann Hunderte Größen messen. KPIs sind nur die wenigen, die verraten, ob das Ziel erreicht wird.
Ein brauchbarer KPI besteht aus fünf Teilen:
| Teil | Was er festlegt | Beispiel |
|---|---|---|
| Ziel | Wofür der KPI steht | Zuverlässig liefern |
| Definition | Wie er berechnet wird | Lieferungen am oder vor dem zugesagten Termin ÷ alle Lieferungen |
| Quelle | Woher die Daten stammen | Transportmanagementsystem, wöchentlich |
| Zielwert | Was als gut gilt | 96 % |
| Verantwortlicher | Wer dafür einsteht | Leitung Betrieb |
Ein durchgerechnetes Beispiel
Ein Logistikunternehmen zeigt dem Aufsichtsrat jedes Quartal dieselben vier KPIs: Umsatz 48,6 Mio. € (+18 % zum Vorjahr), EBITDA-Marge 14,2 % (+2,5 Prozentpunkte), Nettoliquidität 11,8 Mio. € und Liefertermintreue 96,4 %. Die Marge ist als EBITDA geteilt durch Umsatz definiert: 6,9 Mio. € ÷ 48,6 Mio. € = 14,2 %. Weil sich die Definitionen nie ändern, kann der Aufsichtsrat Quartal mit Quartal vergleichen.
So wählen und zeigen Sie KPIs
- Gehen Sie vom Ziel aus und wählen Sie ein bis drei KPIs, die den Fortschritt dazu zeigen.
- Halten Sie jede Definition einmal schriftlich fest und verwenden Sie sie in jeder Präsentation.
- Geben Sie jedem KPI einen Vergleich mit: Zielwert, Vorperiode oder beides. Ein Farbstatus wie der Ampelstatus hilft, wenn Zielwerte existieren.
- Nehmen Sie einen vorlaufenden KPI auf. Der Umsatz berichtet über die Vergangenheit; die Zahl der versendeten qualifizierten Angebote deutet auf das nächste Quartal.
- Halten Sie die Auswahl stabil. Neue KPIs kommen selten dazu, alte streichen Sie ausdrücklich.
KPI, Kennzahl und OKR
Jeder KPI ist eine Kennzahl, aber die wenigsten Kennzahlen sind KPIs. Ein KPI überwacht, was gesund bleiben muss, etwa die Liefertermintreue. Wie sich OKR davon unterscheiden und wann ein KPI zum Key Result wird, steht im Eintrag zu OKR.
Typische Fehler
- Vanity Metrics. Seitenaufrufe oder Follower steigen, ob das Geschäft besser wird oder nicht.
- Keine schriftliche Definition. Dann zeigen zwei Präsentationen zwei verschiedene Zahlen unter einem Namen.
- Zu viele. Zwanzig KPIs auf einer Folie heißt: keiner ist der Schlüssel.
- Kein Zielwert, kein Vergleich. Eine nackte Zahl provoziert die Frage „Ist das gut?“
- Kein Verantwortlicher. Ein KPI, für den niemand einsteht, bewegt nichts.
Was einen KPI antreibt, zeigt der Treiberbaum.
FAQ
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen KPI und Kennzahl?
Eine Kennzahl ist jede Zahl, die sich messen lässt. Ein KPI ist eine der wenigen Kennzahlen, die zeigen, ob ein bestimmtes Ziel erreicht wird. Jeder KPI ist eine Kennzahl, die meisten Kennzahlen sind aber keine KPIs.
Wie viele KPIs sollte eine Präsentation zeigen?
So viele, wie das Publikum auf einen Blick aufnehmen kann, meist vier bis sechs auf einer Folie. Alles Weitere gehört in eine Tabelle oder in den Anhang. Zeigen Sie in jeder Periode dieselben KPIs in derselben Reihenfolge, damit man vergleichen kann.
Was ist der Unterschied zwischen KPI und OKR?
Ein KPI überwacht, was gesund bleiben muss, etwa die Liefertermintreue, und läuft dauerhaft mit. Ein OKR verfolgt dagegen eine Veränderung in einem Zeitraum und misst sie mit Key Results.
Was sind vorlaufende und nachlaufende KPIs?
Ein nachlaufender KPI berichtet, was schon passiert ist, etwa Umsatz oder Marge. Ein vorlaufender KPI bewegt sich zuerst und hilft beim Steuern, etwa die Zahl der versendeten qualifizierten Angebote. Gute Berichte zeigen beide.
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Weniger Theorie, mehr fertige Folien
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